Chuyển đổi số ngay giữa mùa dịch, Coteccons cho thấy tinh thần “không gì là không thể”

Trong bối cảnh dịch Covid-19 kéo dài, đặc biệt 3 tháng vừa qua là giai đoạn cực kỳ khó khăn, Coteccons xác định “Công trường phải dừng thi công nhưng Coteccons không dừng chuyển đổi”. Không chỉ là số 1 tại công trường, ông lớn xây dựng khẳng định vị thế dẫn đầu trong công tác quản trị khi là doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam triển khai hệ thống phần mềm Quản trị doanh nghiệp SAP S/4HANA chuyên ngành xây dựng.

Dự án ứng dụng bộ giải pháp phát triển trên nền tảng SAP S/4HANA đáp ứng đầy đủ chuỗi giá trị và quy trình nghiệp vụ phức tạp của ngành xây dựng quy mô lớn dựa trên dữ liệu chính xác theo thời gian thực, thay vì cách thức quản lý thủ công trên excel hay các phần mềm riêng lẻ như trước đây. Quy mô dự án chia làm 3 giai đoạn, giai đoạn 1 tập trung xây dựng phần lõi hệ thống (Core-System), giai đoạn 2 triển khai gói quản lý và kiểm soát chi phí theo BOQ, giai đoạn 3 tập trung quản lý chất lượng, tiến độ, an toàn dự án.

Triển khai kỷ lục trong vòng 3 tháng, quyết liệt với tinh thần “Không gì là không thể”

Có thể nói việc ứng dụng bộ giải pháp ERP chuyên ngành xây dựng Việt Nam đòi hỏi phải có sự nỗ lực rất lớn. Từ việc chuẩn hóa các quy trình tác nghiệp hiện tại cho đến xử lý các khác biệt so với quy trình chuẩn của SAP. Theo đội ngũ FPT IS, việc triển khai ERP ở nhiều doanh nghiệp đã bị thất bại hoặc chỉ vận dụng một phần nhỏ của giải pháp. Vì vậy Ban lãnh đạo Coteccons đã xác định: “Người khác có thể thất bại hoặc làm qua loa, nhưng chúng ta nhất định phải thành công và triệt để”. Việc xây dựng một hệ thống quan trọng và phức tạp giữa mùa dịch tưởng chừng rất khó khăn bởi ai cũng nghĩ rằng đây là hạng mục cần sự tham gia của nhiều phòng, ban và cần phải gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, những buổi họp online với tinh thần chiến binh của nhiều nhân sự chủ chốt đã biến khó khăn thành lợi thế..

Sự kiện golive hệ thống SAP ERP tại Coteccons

Ông Bolat Duisenov – Chủ Tịch HĐQT Coteccons cho biết: “Trong bối cảnh hầu hết các doanh nghiệp đều bị tác động bởi đại dịch, chúng tôi xác định đây cũng là thời điểm để Coteccons kiện toàn hệ thống hoạt động, nâng cao công tác quản trị đạt được các tiêu chuẩn quốc tế, chuẩn bị sẵn sàng cho giai đoạn hồi phục và bứt phá. Do vậy, chúng tôi quyết định triển khai dự án ngay trong thời gian dịch Covid bùng phát mạnh và đặt quyết tâm đưa vào vận hành trong vòng 3 tháng.”

Để triển khai hệ thống ERP, Coteccons đã lựa chọn đơn vị phát triển FPT (FPT IS) tư vấn và triển khai. Sau đó lập Ban dự án ERP với những nhân sự chủ chốt am hiểu về quy trình hoạt động của doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án ERP, kết hợp cùng đội dự án FPT IS.

Việc thực hiện triển khai hệ thống có sự góp công lớn của đội ngũ phòng Kế toán. Vì Coteccons sở hữu những nhân sự giàu kinh nghiệm trong việc áp dụng hệ thống ERP SAP nên việc tổ chức những buổi họp “hiểu ra vấn đề” nhằm sớm tìm ra tiếng nói chung để có những điều chỉnh phù hợp cho hệ thống của Coteccons. Trong đó, chị Cao Thị Mai Lê - Kế toán trưởng đã có kinh nghiệm nhiều năm triển khai 4 hệ thống ERP (trong đó có 3 dự án trên nền tảng SAP) được Ban Lãnh đạo tin tưởng giao nhiệm vụ là Trưởng Ban dự án ERP đã dẫn dắt dự án hết sức quyết liệt. Chị cùng bộ phận kế toán đã làm việc ngày đêm, dốc hết quyết tâm xây dựng và hoàn thiện hệ thống.

Chị Cao Thị Mai Lê - Kế toán trưởng đã có kinh nghiệm nhiều năm triển khai 4 hệ thống ERP, trong đó có 3 dự án trên nền tảng SAP

“Thời điểm cách đây 3 tháng khi nhận nhiệm vụ từ Ban lãnh đạo phải triển khai dự án này, thực ra lúc đó tôi không chắc chắn lắm về khả năng thực thi. Tuy nhiên, nhờ sự đồng lòng của các phòng, ban và sự hỗ trợ bất kể ngày, đêm của Ban Lãnh đạo, mọi rào cản đều được gỡ bỏ, thậm chí là những quyết định chưa từng có tiền lệ, với một mục tiêu duy nhất để hoàn thành kế hoạch đã đặt ra. Có thể nói đây chỉ là khởi đầu cho sự thay đổi cách mạng, Coteccons sẽ áp dụng những nghiệp vụ mới mà xưa nay Coteccons chưa từng làm, tiếp tục xây dựng những giải pháp áp dụng SAP khi cần thiết để đáp ứng những yêu cầu ngày càng chuyên sâu hơn, kịp thời hơn của ngành, của thị trường”.

Những kỳ vọng vào bộ giải pháp chuyên biệt ERP

Coteccons sẽ có một hệ “xương sống” quản trị tiên tiến, minh bạch chuẩn mực trong ngành xây dựng bao gồm các phân hệ quản lý dự án (Giai đoạn 2 tập trung chuyên sâu quản lý BOQ), tài chính, nguồn vốn, ngân sách, kế toán quản trị, bán hàng, mua sắm, vật tư, Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Từ đó, giúp Coteccons quản lý hiệu quả doanh thu/chi phí trên từng dự án và tổng thể dự án, phân tích và dự báo hiệu quả của các dự án để có các quyết định đầu tư và triển khai tối ưu.

Có thể nói, việc thay đổi hệ thống cấu trúc xương sống của một công ty không phải là một điều dễ dàng. Liên quan đến những nghiệp vụ kế toán sẽ có sự khác biệt rất lớn tới các quy trình xử lý số liệu đầu vào đầu ra khác nhau.

Hơn nữa, Việt Nam đã chính thức phê duyệt đề án áp dụng các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế IFRS tại Việt Nam vào năm 2022, định hướng bắt buộc vào năm 2025. Do đó, trước mắt Coteccons sẽ triển khai song song cùng lúc cả 2 hệ thống, tức là vận hành cả hệ thống cũ (VAS) và hệ thống mới (IFRS). Đội ngũ phòng kế toán phải triển khai một hệ thống phần mềm kế toán có khả năng phục vụ công tác hạch toán kế toán theo IFRS song song với việc hạch toán kế toán theo VAS trong giai đoạn chuyển đổi, tiến tới chỉ áp dụng duy nhất một hệ thống kế toán theo IFRS. Hệ thống SAP S/4Hana đã chính thức được vận hành vào ngày 22/10/2021.

Với việc chuyển đổi sang bộ giải pháp chuyên biệt ERP là một trong những bước đi quan trọng giúp Coteccons hội nhập với các thị trường quốc tế. Đây là tiền đề cho Coteccons tiếp tục vươn xa hơn trong tương lai.

Đông Tư

FILI