Những điều cần biết về Tổng chi phí sở hữu

Tổng chi phí sở hữu (TCO) là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh tế và tài chính. Chỉ khi biết được chi phí thực tế của việc sở hữu một tài sản, bạn mới có thể đưa ra quyết định đúng đắn và tránh được những sai lầm đáng tiếc. Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm này để có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

Tổng chi phí sở hữu là gì?

Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership), viết tắt TCO, là mức chi phí bao gồm tổng giá mua của một tài sản và các chi phí liên quan đến việc sử dụng nó. Việc đánh giá TCO đòi hỏi phải nhìn nhận một cách toàn diện về sản phẩm và giá trị của nó trong suốt thời gian sử dụng.

Khi quyết định mua sắm và phải chọn giữa nhiều sản phẩm khác nhau, người mua thường chỉ quan tâm đến giá mua ngay lập tức của sản phẩm. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị tốt nhất cho chi phí đầu tư của mình, họ nên cân nhắc đến giá trị dài hạn, hay còn gọi là tổng chi phí sở hữu. Nó bao gồm tất cả các khoản phí dài hạn phát sinh trong quá trình sử dụng và khấu hao sản phẩm. Vì vậy, sản phẩm với tổng chi phí sở hữu thấp hơn sẽ mang lại giá trị tốt hơn cho người mua trong dài hạn.

Ý nghĩa của Tổng chi phí sở hữu

Tổng chi phí sở hữu là một khái niệm được áp dụng bởi cả các doanh nghiệp và cá nhân khi họ quan tâm đến việc mua tài sản, đầu tư vào các dự án vốn. Đối với các doanh nghiệp, chi phí mua sắm, vận hành và bảo trì thường được phân biệt rõ ràng trên báo cáo tài chính.

Chi phí mua sắm được ghi nhận là chi phí chi tiêu vốn. Trong khi chi phí vận hành và bảo trì được tính vào chi phí hoạt động. Phân tích toàn diện về chi phí sở hữu là một thực hành phổ biến đối với các doanh nghiệp để đánh giá toàn bộ chi phí liên quan đến một tài sản hay một dự án. Bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành, chi phí bảo trì, sửa chữa, thay thế, nâng cấp và các chi phí khác liên quan.

Việc tính toán và phân tích tổng chi phí sở hữu giúp người mua hiểu rõ hơn về chi phí thực tế của việc sở hữu và vận hành tài sản hoặc dự án, từ đó đưa ra quyết định đầu tư chính xác hơn.

Các công ty thường sử dụng TCO trong dài hạn như một phương pháp phân tích giao dịch kinh doanh một cách toàn diện hơn. Việc xem xét chi phí sở hữu tổng thể cung cấp cái nhìn bao quát hơn để đánh giá giao dịch. Phương pháp này bao gồm tính toán giá mua ban đầu cùng với tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến giao dịch.

Thực tế chi phí trực tiếp thường có thông tin một cách dễ dàng, tuy nhiên các công ty muốn phân tích tất cả các chi phí gián tiếp có thể ảnh hưởng đáng kể đến quyết định hoàn tất một giao dịch mua bán.

Ví dụ

Một ví dụ khi đầu tư vào hệ thống máy tính mới sẽ có chi phí mua ban đầu và một số chi phí phát sinh.

Phát sinh thường bao gồm: Phần mềm mới, chi phí cài đặt, đào tạo nhân viên, bảo mật, hỗ trợ và nâng cấp trong tương lai. Các chi phí này sẽ giúp công ty hoặc cá nhân đánh giá được lợi ích và nhược điểm của việc mua hệ thống máy tính mới, cũng như tác động của nó đến hoạt động kinh doanh và tài chính trong dài hạn.

Như vậy, nếu chỉ quan tâm đến giá trị trước mắt mà bỏ qua tổng chi phí sở hữu trong dài hạn sẽ có rủi ro và dẫn đến thiệt hại không đáng có. 

Những lợi ích của TCO đối với doanh nghiệp

Lợi ích hữu hình:

• Giúp so sánh giữa các nhà cung cấp khác nhau một cách dễ dàng.
• Đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp và lựa chọn loại phù hợp nhất.
• Tìm kiếm tiềm năng tối ưu hóa trong quá trình sản xuất.
• Nâng cao tính minh bạch thông qua chuỗi phân tích nguyên nhân và kết quả.
• Tăng sự hiểu biết về chi phí trong công ty và chia sẻ thông tin với nhân viên.

Lợi ích vô hình:

Cải thiện sự giao tiếp nội bộ và tối ưu hóa quá trình đàm phán là những yếu tố then chốt để đạt được sự thành công trong kinh doanh. Việc sử dụng TCO là một công cụ mạnh mẽ để đạt được điều đó. Bằng cách đưa ra quyết định dựa trên bộ dữ liệu chính xác và lý luận rõ ràng, nó giúp giảm thiểu xung đột và nhầm lẫn giữa nhân viên và quản lý, từ đó tăng độ hiệu quả của doanh nghiệp.

Ngoài ra, nó còn hữu ích cho việc phát triển sản phẩm và bán hàng. Với quan điểm của khách hàng tiềm năng, bạn có thể đánh giá vị thế của mình trong cuộc cạnh tranh và nâng cao hiệu quả bán hàng. Đồng thời, khi đàm phán với các nhà cung cấp, bạn có thể tận dụng kết quả từ đánh giá TCO để củng cố ý kiến của mình và đạt được thỏa thuận tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Cách sử dụng TCO

Các yếu tố chi phí có thể là khác nhau tùy vào từng sản phẩm, tuy nhiên các yếu tố này luôn bao gồm các chi phí chính sau:

• Giá mua ban đầu
• Chi phí vận hành
• Chi phí bảo trì và sửa chữa
• Chi phí đào tạo cần thiết để sử dụng sản phẩm
• Thời gian sử dụng của sản phẩm trước khi cần thay thế

Cần lưu ý những gì khi áp dụng TCO?

Việc triển khai tính toán TCO ban đầu có thể gây khó khăn, đặc biệt với các tổ chức chưa từng thực hiện quy trình này. Điều này có thể dẫn đến xung đột lợi ích nội bộ.

Tuy nhiên nếu vượt qua các vấn đề này, đây sẽ là dữ liệu quan trọng cho việc ra quyết định đầu tư chính xác hơn.

Những mặt hàng nào cần phân tích TCO?

Với cá nhân, trước khi bỏ tiền cho những chi phí lớn như: xe hơi, nhà cửa,… việc xem xét tổng chi phí sở hữu là rất quan trọng. 

Với các doanh nghiệp, phân tích TCO có thể áp dụng cho các công nghệ và thiết bị mới. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đầu tư phù hợp và đảm bảo rằng sản phẩm được chọn sẽ mang lại giá trị lớn nhất trong suốt thời gian sử dụng.

Trên đây là tổng hợp những điều cơ bản cần biết về tổng chi phí sở hữu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm và tầm quan trọng của nó trong việc đánh giá chi phí của một sản phẩm hoặc dự án.