Phương pháp tự quản Holacracy là gì?

Holacracy là một phương pháp quản lý được tạo ra để đáp ứng nhu cầu công việc hiện đại. Nó biến đổi những hệ thống quản lý cũ kỹ, cứng nhắc, thành một mạng lưới linh hoạt và tự tổ chức, thích ứng với sự nhanh chóng và đa dạng của công việc ngày nay.

Holacracy là gì?

Holacracy là một hệ thống quản lý doanh nghiệp mà trong đó, thành viên của một nhóm hoặc công ty hình thành các nhóm độc lập tự tổ chức và quản trị, nhưng phối hợp với nhau để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu chung của công ty.

Cách hoạt động của Holacracy

• Holacracy là một hệ thống tự quản lý trong đó, thay vì sử dụng cấu trúc hình chóp theo kiểu truyền thống, Holacracy được mô tả như một chuỗi các vòng lồng nhau, mỗi vòng đại diện cho các nhóm độc lập với nhiều vai trò.
• Mỗi cá nhân đảm nhận nhiều vai trò khác nhau, mỗi vai trò liên quan đến một mục đích, lĩnh vực và trách nhiệm cụ thể. Điều này có nghĩa là một CEO của một công ty có thể đóng vai trò lãnh đạo trong một nhóm và đồng thời đảm nhận vai trò cấp dưới trong một nhóm khác.
• Bên cạnh đó, các cá nhân được trao quyền để đưa ra quyết định trong phạm vi của vai trò mà họ đang đảm nhận, miễn là họ không vi phạm bất kỳ quy tắc nào đã được đặt ra trước đó. Điều này đồng nghĩa rằng các quyết định quan trọng có thể được đưa ra một cách linh hoạt và tận dụng sự thông minh và sáng tạo của các cá nhân. Đây cũng là nguyên tắc vàng của phương pháp quản trị này.
• Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong tổ chức, nó có thể được đưa ra trong các cuộc họp quản trị định kỳ. Trong các cuộc họp này, các vấn đề được thảo luận, đưa ra quyết định và định rõ trách nhiệm của từng người để giải quyết các vấn đề đó.

Nguồn gốc của Holacracy

Arthur Koestler, tác giả cuốn sách “The Ghost in the Machine” (1967), đã sáng tạo thuật ngữ “holarchy” để mô tả mối quan hệ tổ chức giữa các “holon” (từ tiếng Hy Lạp có nghĩa là “toàn thể”). Holon đề cập đến các đơn vị hoạt động độc lập nhưng không thể tồn tại nếu không có tổ chức mà chúng hoạt động trong đó.

Sau đó, Brian Robertson tiếp tục phát triển khái niệm Holacracy khi ông làm việc tại công ty phát triển phần mềm Ternary Software vào đầu những năm 2000.

Năm 2007, ông cùng với Tom Thomison thành lập HolacracyOne và ba năm sau đó, họ công bố một tài liệu mô tả các nguyên tắc và quy tắc của hệ thống này.

Ưu điểm và hạn chế của Holacracy

Ưu điểm

• Trong Holacracy, không có sự giám sát hay quản lý trực tiếp từ trên xuống. Thay vào đó, quyền quyết định và trách nhiệm được phân phối rộng rãi, cho phép mỗi cá nhân tham gia vào quá trình ra quyết định và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổ chức.
• Khuyến khích đổi mới sáng tạo và tăng sự gắn kết của nhân viên: Tạo ra một môi trường tự do và khuyến khích sự sáng tạo, nâng cao sự tham gia và cam kết của mỗi thành viên. Các ý tưởng mới có thể được đề xuất, tranh luận và thử nghiệm, cho phép công ty tiến xa hơn trong việc đạt được sự phát triển và cải tiến.

• Ra quyết định tốt hơn: Một lợi ích quan trọng khác của Holacracy là quyết định được đưa ra tốt hơn và nhanh hơn. Vì quyền lực được phân bổ đồng đều, các cá nhân có thể tự mình hành động ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi sự phê duyệt hay quyết định từ cấp trên. Điều này giúp tăng tốc quá trình ra quyết định và thúc đẩy sự linh hoạt và phản ứng nhanh trong tổ chức.
• Hỗ trợ tính minh bạch: Trong các tổ chức theo mô hình Holacracy, không cần phải vượt qua rào cản của các cấp quản lý từ trên xuống để chia sẻ thông tin cập nhật về hoạt động, hiệu suất và giá trị của tổ chức.

Hạn chế

• Quá trình chuyển đổi có thể là một thách thức: Triển khai Holacracy trong các doanh nghiệp lớn thường gặp nhiều khó khăn. Các doanh nghiệp lớn thường có một cấu trúc tổ chức phức tạp và một lượng lớn nhân viên. Việc thay đổi cấu trúc và quy trình quản lý để áp dụng Holacracy có thể gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian và nguồn lực.
• Thiếu trách nhiệm: Vì không có quản lý cấp cao hơn, khó có thể đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận và hoàn thành trách nhiệm của mình.
• Cần nhiều thời gian và tiền bạc: Yêu cầu việc đào tạo lại nhân viên để thích nghi với hệ thống quản lý mới cũng là một thách thức với mô hình này. Điều này có thể đòi hỏi đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc và công sức.
• Ảnh hưởng hiệu suất công việc: Khi tập trung quá nhiều vào việc hợp tác, có thể gây ra sự mất định hướng và không thể tập trung vào công việc. Các quyết định có thể bị tranh cãi mãi mà không có kết quả cuối cùng, dẫn đến việc làm không hiệu quả và có thể chọn sai quyết định.
• Không dành cho tất cả mọi người: Phương pháp đòi hỏi nhân viên phải có tư duy độc lập và khả năng tự quản lý. Nhưng không phải ai cũng phù hợp với yêu cầu này và sẵn lòng thích nghi với hệ thống làm việc mới.

Ví dụ về công ty sử dụng phương pháp Holacracy

Nhiều công ty đã công khai áp dụng phương pháp này theo một số hình thức bao gồm Zappos.com.

Công ty lớn nhất áp dụng Holacracy trong phương pháp quản lý là Zappos.com – một công ty bán lẻ trực tuyến với hơn 1.500 nhân viên, kinh doanh chuyên về quần áo, giày dép, túi xách và các phụ kiện khác.

Theo Zappos, holacracy cho phép nhân viên nhanh chóng đưa ra quyết định và trả lời phản hồi từ khách hàng. Họ không cần chờ tới quyết định của cấp cao mà có thể tự thực hiện các hành động phù hợp để giải quyết yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.

HolacracyOne liệt kê được khoảng 185 tổ chức đã công khai áp dụng nguyên tắc holacracy. Ngoài Zappos, Mercedes-benz.io, phân nhánh trực tuyến của hãng sản xuất ô tô Mercedes-Benz, công ty kỹ thuật số ở Thụy Sĩ Liip; Springest, một công ty Hà Lan sản xuất phần mềm học tập.

Holacracy, một cấu trúc quản lý khác biệt, có thể làm cho người ta cảm thấy lạ lẫm và khó hiểu. Tuy nhiên, nó thực sự phù hợp với mô hình kinh doanh hiện đại, đáp ứng yêu cầu về sự linh hoạt và thích nghi. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp phát triển tài năng của từng cá nhân để có thể đóng góp vào sự sáng tạo và thành công của công ty.